Ποτέ δεν είναι αργά να εντάξουμε τη τεχνολογία στη ζωή μας και να αδράξουμε όλες αυτές τις εναλλακτικές λύσεις που μας παρέχει. Μπορεί ο καθαρά παραδοσιακός τρόπος εργασίας, να προτιμάται απο κάποιους και αυτό είναι απόλυτα κατανοητό πλήν όμως η πρόσφατη εξάπλωση του νέου κορωνοϊού ανά το παγκόσμιο, επιβάλλει την τεχνολογική εξέλιξη των εργασιακών συνθηκών. Μια εξέλιξη που αν γίνει συνήθεια, όπως έχει ήδη γίνει σε πιο ανεπτυγμένες χώρες, μπορεί να μας ωφελήσει τα μάλα, εξοικονομώντας ανεκτίμητο χρόνο και ενέργεια, που θα μπορούσαμε να αφιερώναμε πιο εποικοδομητιά τόσο στο επαγγελματικό πεδίο, όσο σε άλλα ενδιαφέροντα και στις διαπροσωπικές μας σχέσεις.
Αποτέλεσμα της πανδημίας που μαστίζει τον κοσμό το τελευταίο διάστημα, μεταξύ άλλων, ήταν κάποια απο τα μεγαλύτερα δικηγορικά γραφεία ανα το παγκόσμιο, τα οποία εργοδοτούν πέραν των χιλίων ατόμων, να σταματήσουν να εργάζονται απο τα γραφεία τους και να συνεχίσουν να εργάζονται απο το σπίτι.
Δικηγορικά γραφεία ανεξαρτήτως μεγέθους δεν χρειάζεται να σταματήσουν τις δραστηριότητες τους, αφού με τη βοήθεια διαφόρων, εύκολα προσβάσιμων προγραμμάτων, συνεχίζουν να εργοδοτούν το προσωπικό τους και να παρέχουν τις υπηρεσίες τους στους πελάτες τους εξ αποστάσεως.
Πιο κάτω γίνεται μια καταγραφή κάποιων εκ των πιο διαδεδομένων προγραμμάτων, που μπορούν να μας εξυπηρετήσουν και να διευκολύνουν την «εργασία απο το σπίτι».
Τηλεδιασκέψεις: Οι συνάντησεις μπορούν πλέον να διεκπεραιώνονται διαμέσου των διαφόρων προγραμμάτων τηλεδιάσκεψης όπως το Skype, Zoom, GoToMeeting, το Slack κ.α. Τα προγράμματα αυτά παρέχουν τη δυνατότητα ταυτόχρονης τηλεδιάσκεψης για πολλά άτομα, ακόμα και χωρίς να απαιτείται οποιαδήποτε συνδρομή επι πληρωμή (subscription). Κάποια εξ αυτών όπως το Zoom παρέχουν τη δυνάτοτητα επικοινωνίας μεταξύ διαφορετικών συσκευών όπως π.χ, κάποιος μπορεί να χρησιμοποίησει τον υπολογιστή του για να επικοινωνήσει με άλλο άτομο κατευθείαν στο κινητό του τηλέφωνο, αλλά και τη δυνατότητα επεξεργασίας και καταγραφής σημειώσεων σε ηλεκτρονικά έγγραφα (δικόγραφα, συμφωνίες κ.α) ταυτοχρόνα με την τηλεδιάσκεψη.
Προγράμματα διαχείρισης, αποθήκευσης και επικοινωνίας: Προγράμματα όπως το Slack, Google Drive, Trello, το Microsoft teams κ.α, μπορούν να αντικαταστήσουν για όσο χρειαστεί τη δια ζώσης επικοινωνία και τη δια επαφής οργάνωση των εργασιών μας. Εδώ και μερικά χρόνια, μέγαλοι οργανισμοί ανά το παγκόσμιο χρησιμοποιούν τα πιο πάνω προγράμματα για να επικοινωνούν και να οργανώνουν καθημερινά τις εργασίες τους, εξοικονομώντας παράλληλα χρόνο και χρήμα χωρίς να αναλώνονται σε μεταξύ τους ανταλλαγή επιστολών και εκτύπωση έγγράφων.
Για το slack θα μπορούσε κάποιος να πεί ότι είναι ένα πολυεργαλείο καθώς, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν διαφορετικά κανάλια (channels) επικοινωνίας αναλόγως με τη θεματική, να αποθηκεύσουν τα αρχεία τους και να συνδέσουν μια πλειάδα εφαρμογών όπως το Google Drive, το Microsoft Outlook το Gmail κ.α. Μέσω του slack μπορείτε να συνδέσετε εύκολα, άλλα προγράμματα (bots) τα οποία σας ενημερώνουν αυτόματα για τις εργασίες που έγιναν, αυτές που εκκρεμούν, αλλά και για τον χρόνο που χρειάστηκε να ολοκληρωθούν οι εργασίες σας.
Το Google Drive μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθηκεύση διαφόρων αρχείων και όχι μόνο. Στο νομικό επάγγελμα όπως και σε άλλα , τα έγγραφα οι συμφωνίες ή τα δικόγραφα τις περισσότερες φορές θα χρειαστεί να τα μελετήσουν δύο άτομα προτού αποσταλούν στους πελάτες ή καταχωριστούν στο Δικαστήριο. Με την παρούσα κατάσταση να δυσκολεύει την εκ του σύνεγγυς συνεργασία και έλεγχο των εγγράφων, το Google Drive, μέσα απο τη δυνάτοτητα που μας παρέχει για «ζωντανή» και διαδραστική επεξεργασία ενός εγγράφου ή παρουσίασης (google docs, sheets, slides) από δύο ή περισσότερα άτομα, αποτελεί μια απο τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις τη δεδομένη στιγμή και όχι μόνο.
Η χρήση των πιο πάνω εφαρμογών αλλά και των διάφορων προγραμμάτων διαχείρισης που υπάρχουν διάθεσιμα, μπορούν να υποβοηθήσουν συνάμα στη διάτηρηση της προστασίας τόσο των δεδομένων των πελατών όσο και των επιχειρήσεων. Κατά τη διάρκεια «εργασίας απο το σπίτι» οι εργαζόμενοι, τείνουν να αποθηκεύουν ή να αποστέλλουν αρχεία στους προσωπικούς τους υπολογιστές μέσω των προσωπικών τους ηλεκτρονικών ταχυδρομείων, διακινδυνεύοντας έτσι την ασφάλεια των δεδομένων αυτών, καταστρατηγώντας παράλληλα τις αρχές του Γ.Κ.Π.Δ αλλά και την σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ δικηγόρου και πελάτη.
Είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι οι πιο πάνω εφαρμογές, διευκολύνουν κατα πολύ την καταγραφή των αλλαγών στα έγγραφα, την ασφαλή προστασία των εγγράφων απο κλοπή (σε αντιδιαστολή με τη φύλαξη των εγγράφων σε προσωπικό υπολογιστή) και την ανάκτηση τους σε περίπτωση διαγραφής σε αντίθεση με την έντυπη μορφή η οποία μπορεί να χαθεί ή να καταστραφεί.
Πολύ δε περισσότερο, οι πιο πάνω εφαρμογές, αποτελούν τη μέχρι στιγμής καλύτερη λύση και απο περιβαλλοντικής άποψης, καθώς με τα πιο πάνω αποφεύγεται η αχρείαστη εκτύπωση πολλών εγγράφων και η αποστολή τους στη συνέχεια σε έντυπη μορφή.
Καταλήγοντας, αποτελεί θετική διαπίστωση το γεγονός ότι αρκετά Δικηγορικά γραφεία είχαν προετοιμαστεί κατάλληλα εδώ και καιρό και είχαν υιοθετήσει πολλά απο τα πιο πάνω. Γεγονός (το οποίο όλοι απευχόμαστε) όμως, αποτελεί και το ότι η παρούσα ανάγκη για «εργασία απο το σπίτι», η οποία έχει δημιουργηθεί λόγω της πανδημίας του κορωνοϊού, ίσως διαρκέσει περισσότερο. Έτσι, θα μπορούσαμε να αξιοποιήσουμε την «ευκαιρία» αυτή, και να υιοθετήσουμε μέσω των πιο πάνω εφαρμογών, μια πιο ευέλικτη και αποτελεσματική εργασιακή εμπειρία, που θα μπορεί να συνεχίσει και μετά την παρέλευση της πανδημίας.
